許多企業初期使用傳統檔案伺服器存放文件，但面對 ISO 稽核時，常因為版本控制不周、權限紀錄不明而受阻。選擇專業系統時，請務必檢核以下關鍵：
ISO 標準要求文件控管分層清楚。系統應具備細部讀取、修改、過期權限設定，且版本變更時舊版需自動封存。
文件發行、修訂需經正式核准。支援多階自訂簽核與並行作業，並透過 Email/App 自動提醒，確保流程不延遲。
應對稽核的「必殺技」。需具備詳盡的文件履歷，記錄誰在何時看過或修改過文件，完整呈現稽核軌跡。
克服時空限制。主管隨時隨地皆可核准急件。系統應支援 Docker 容器化部署或私有雲架構。
打破資訊孤島。是否能與現有 ERP（如連結製程標準書）或身份驗證系統（AD/LDAP）無縫整合，實現單一登入。